เทคนิคง่ายๆ ในการจัดเก็บไฟล์ในคอมพิวเตอร์ให้หาง่าย…

เทคนิคง่ายๆ ในการจัดเก็บไฟล์ในคอมพิวเตอร์ให้หาง่าย…

เคยไหมเวลาจะค้นหาไฟล์งานเก่ามาใช้ แล้วหาไม่เจอ หรือเจอแต่ไม่รู้ว่าไฟล์ไหน ต้องเสียเวลาเปิดดูทุกไฟล์…

บางคนทำงาน Excel แล้วชอบเซฟเป็น Book1, Book2, Book3… แค่ 3 ไฟล์นี้ ผ่านไปสามวันก็จำไม่ได้แล้วว่าแต่ละไฟล์คืองานอะไร???

 

984186_10202632666919019_7268175647528656503_n

 

ผมมีเทคนิคง่ายๆ ในการตั้งชื่อไฟล์ให้หาง่าย…

1. การตั้งชื่อไฟล์ควรจะมี ปีเดือนวัน (yymmdd) นำหน้าชื่อไฟล์ เพราะจะทำให้ไฟล์เรียงลำดับอย่างเป็นระเบียบ

2. ชื่อไฟล์ต้องสื่อกับงานที่ทำ หรือเป็นชื่อเดียวกับเรื่องที่ทำ ตั้งชื่อไฟล์ยาวๆ ได้ ถ้าตั้งเป็นภาษาไทยได้ก็ยิ่งดี เพราะจะทำให้จำง่าย

3. ในชื่อไฟล์ควรจะมีคำบางคำ ที่ทำให้เราค้นหาได้ง่ายขึ้น (Kay Word) เช่น 570802 หนังสือออก เรื่อง…. เมื่อเราค้นคำว่า “หนังสือออก” จะเจอหนังสือออกทั้งหมด แล้วดูวันที่หน้าไฟล์ จะรู้ว่าออกไปเมื่อใด…

4. ไฟล์เดิมๆ ที่เปิดขึ้นมาใช้งาน และมีการคีย์ข้อมูลใหม่ลงไปอัพเดททุกวัน ควรทำสำเนาไว้ทุกวันเพื่อเก็บอ้างอิงในภายหลัง ด้วยการเปิดไฟล์เดิมแล้ว Save as (บันทึกเป็น) เปลี่ยนวันที่หน้าชื่อไฟล์ ให้เป็นวันที่ปัจจุบัน ไฟล์เดิมก็จะเป็นไฟล์ของเมื่อวาน… เมื่อทำงานครบเดือนได้ 30 ไฟล์ ก็ตั้ง Folder ของเดือนที่ผ่านมา แล้วลากไฟล์ทั้งหมดไปเก็บไว้ ก็จะได้งาน Backup ที่แยกเป็นเดือนๆ

5. ควรสร้าง Folder เพื่อจัดเก็บงานให้เป็นหมวดหมู่ การตั้งชื่อ Folder ใช้วิธีการตั้งชื่อแบบเดียวกันกับตั้งชื่อไฟล์…

ไม่ว่าเวลาจะผ่านไป 5 ปี หรือ 10 ปี ไฟล์ก็ยังอยู่ หาง่าย เปิดใช้งานได้ตลอด…

จะหาไม่เจอก็ต่อเมื่อ Hard Disk พัง หรือคอมถูกขโมยไป….

 

www.iverymuch.com
http://wp.me/p4ci3h-ff

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

w

Connecting to %s